登録ヘルパーの勤務管理でよくある悩みや解決策について
介護業界の勤怠管理は職種が多く、手作業で管理をするのはとても大変です。
事業所に所属する登録ヘルパーの勤怠管理の大変さはもちろん、登録ヘルパー自身も掛け持ちによって「もっとスケジュール管理が簡単に出来れば…」と悩んでいる方は多いのではないでしょうか。
今回「みーつけあ」では、登録ヘルパーの勤務管理でよくある悩みや解決策について紹介していきます。
管理担当者の方だけに限らず、登録ヘルパーとして働いている方でも参考になる内容となっていますので、ぜひご参考ください。
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登録ヘルパーの勤務管理でよくある悩みとは？
引用：https://www.photo-ac.com
実際にエクセルなどを使った手作業で勤怠管理をされている方は多いでしょうが、手作業ならではの悩みが多く挙げられています。
勤怠管理ミスによる担当者の負担が大きい
タイムカードや出勤簿によって各従業員の出退勤管理を行っている場合、エクセルを使って管理している方が多いのではないでしょうか。
エクセルの手作業による各従業員の勤怠管理は非常に時間効率が悪く、入力ミスなどが起きる可能性は十分に考えられます。
手間がかかってしまう分、とくにデータ集計作業などではミスに繋がってしまうケースが少なくありません。
勤怠管理システムが充実していないと、月末には登録ヘルパーの出勤記録の回収、入力作業に追われることも珍しくはないんですよね。
毎日正確に円滑な勤怠管理を行わなければならないという責任は重く、各従業員の理解力が不足しているとストレスに繋がってしまいます。
正確な勤務時間の把握が難しい
2019年4月より決定された働き方改革関連法の１つに「労働安全衛生法（労安衛法）」があります。
この法律の改正によって、各事業者には「従業員の労働時間の把握」が義務化されています。
しかし、登録ヘルパーは直行直帰の特殊な働き方となっているため、どうしても正確な勤務時間や残業時間を把握できません。
この場合、自己申告制により始業・終業時刻を確認する必要がありますが、厚生労働省では以下のように措置方法を提示しています。
自己申告制により行わざるを得ない場合、以下の措置を講ずること。
(ア) 自己申告制を導入する前に、その対象となる労働者に対して、労働時間の実態を正しく記録し、適正に自己申告を行うことなどについて十分な説明を行うこと。
(イ) 自己申告により把握した労働時間が実際の労働時間と合致しているか否かについて、必要に応じて実態調査を実施すること。 (ウ) 労働者の労働時間の適正な申告を阻害する目的で時間外労働時間数の上限を設定するなどの措置を講じないこと。
また、時間外労働時間の削減のための社内通達や時間外労働手当の定額払等労働時間に係る事業場の措置が、労働者の労働時間の適正な申告を阻害する要因となっていないかについて確認するとともに、当該要因となっている場合においては、改善のための措置を講ずること。
実態としてこのような措置を行えているかどうかは各事業所によって異なりますが、充実した勤怠管理システムを導入できていない事業所にとって、全ての登録ヘルパーの労働時間を正確に把握しきるのは困難と言えるでしょう。
登録ヘルパーのスケジュールは勤怠管理システムが便利！
引用：https://www.photo-ac.com
上記のような手作業による勤怠管理の悩みを解決するためには、介護用の勤怠管理システムを導入するのが最も適切と言えます。
勤怠管理システムによって改善される内容は主に以下の点になります。
- シフト作成、タイムカードの打刻など勤務時間の集計を一括管理できる
- 所得税や社会保険、年末調整まで自動計算が可能
- 集計にかかる時間や人件費コストを大幅に改善できる
シフト作成、タイムカードの打刻など勤務時間の集計を一括管理できる
勤怠管理システムによってスムーズなシフトの作成や変更が可能となり、打刻は「PC・タブレット・スマホ」などを利用してより正確に集計、管理をすることが可能となります。
登録ヘルパーは始業・終業の際にスマホを使って勤務時間を記録し、事業所は各ヘルパーの始業・就業時間をPCやタブレットによって一括管理できるということになりますね。
これによって出勤簿による管理の必要がなくなり、担当者が月末の手作業入力に悩まされることはなくなるでしょう。
所得税や社会保険、年末調整まで自動計算が可能化
勤怠管理システムによっては、所得税や社会保険、年末調整まで自動計算してくれる上、給与計算から振り込みまで連動させることが可能なサービスがあります。
これらの連動によって、入力ミスによるトラブルは圧倒的に減らせるため、業務効率は格段に向上させることができるでしょう。
▼登録ヘルパーの社会保険に関する記事はこちら
＞＞登録ヘルパーでも社会保険に加入できる？加入条件や注意点について
集計にかかる時間や人件費を大幅に改善できる
勤怠管理システムを導入することによって、担当者の負担を減らし業務効率が上がります。
結果的に作業時間や人材を減らすことができるため、不要なコストを大幅に減らすことができるということです。
ネット上で紹介されている勤怠管理システムによる向上効果は、９人必要だった作業を２人で可能になると謳っているほどです。
導入コストは月額15万円と紹介されていましたが、将来性を見据えた人材コストに比べたら圧倒的に経費節約に繋がるのではないでしょうか。
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登録ヘルパーに便利な勤怠管理システム紹介
引用：https://www.photo-ac.com
ここからは介護業界向けの勤怠管理システムについていくつか紹介していきます。
カイポケ
引用：http://ads.kaipoke.biz/function/payroll_calculation.html
使い勝手の良さや様々なデータを一括管理できる手軽さが魅力の勤怠管理システム。
他の事業所との連携が可能で、万が一の誤入力はエラーとなるため誤ったデータ連携を防ぐことが可能です。
老若男女問わず扱いやすいため、担当者だけでなくスタッフにも優しい介護ソフトとして人気。
MOT/Cloud勤怠管理システム
引用：https://www.mot-net.com/kintai-system/industry/care/
様々な施設、訪問介護、勤務形態を問わずに一元管理が可能な勤怠管理システム。
集計されたデータはCSVで出力することが可能で、出力データは会計システムと連携しているためデータを取り込むだけで済みます。
サイトには親切な動画マニュアルが掲載されているため、初心者でも扱いやすい点が魅力となっています。
＞＞MOT/Cloud勤怠管理システム公式ページはこちらから
jinjer勤怠
引用：https://hcm-jinjer.com/kintai/
契約継続率99.4% サポート満足度91.6%を誇る高機能勤怠管理システム。
サポートの手厚さが好評となっており、他社に比べてUI、UXに力を入れている点が魅力となっています。
シフト管理機能も標準機能として利用できるため、充実した安心サポートを求める事業所にはおすすめでしょう。
＞＞勤怠管理システムjinjer（ジンジャー）の公式ページはこちらから
ヘルパーアシスト
引用：https://www.helper-assist.net
スケジュール管理と請求管理の２つに分けられたサービスが、用途によって選べる勤怠管理システム。
全てのデータを一つのサーバーに置くことで、スマホやタブレットさえあればどこでもデータ変更が可能な上、一つのソフトで介護保険、自立支援、移動支援の３種類を連携させることまで可能です。
サーバーを自社管理する必要がなく、天災によるデータの損傷が防げる点も魅力となっています。
勤太くん
引用：https://www.a-i-s.co.jp/kinta/case/p267/
残業や有給休暇の申請・承認や、携帯のGPS機能と連携といった充実したスマホ機能が揃っている勤怠管理システム。
静脈認証打刻、スマホ打刻と多彩な打刻方法が可能な上、スマホによる看護・介護先からの申請・承認が可能です。
給与連携・助成金申請時に、任意形式で自社に合った項目が簡単に出力できる点も好評となっています。
勤怠カルテ
引用：https://www.pd-karte.jp/kintai/
「ピッとタッチするだけの 勤怠管理システム」というキャッチコピーで、機会に弱い方でも安心な勤怠管理システム。
端末を設置すれば訪問先でも簡単に勤務管理が出来るため、難しい操作や管理が苦手な方には優しいシステムと言えるでしょう。
操作説明のいらないスムーズな導入を求める事業所にはおすすめです。
登録ヘルパー自身の勤怠管理は「みーつけあ Workers スケジュール管理」が便利！
「みーつけあWorkers スケジュール管理」は、2020年4月にリリースした、事業所と登録ヘルパーのマッチングシステムです。
登録ヘルパーが「みーつけあWorkers」に無料登録・ログインを行い、稼働可能な時間（空き時間）を選択、設定することによって、所属している事業所がいつでもそのスケジュールを確認することができます。
正式リリースよりわずか２ヶ月で200を超える事業所からご登録をいただき、各大手企業様ともご契約を結んでいます。
以下リンクもご参照ください。
＞＞訪問介護ヘルパーの働き方に改革を！みーつけあWorkers スケジュール管理機能のリリースのお知らせ
▼登録ヘルパーの掛け持ちに関する記事はこちら
＞＞登録ヘルパーは掛け持ちしても良い？掛け持ちをする３つのメリットとは
まとめ
引用：https://www.pd-karte.jp/kintai/
本記事では、登録ヘルパーの勤務管理でよくある悩みや解決策について紹介してきました。
近年では無料で利用できる勤怠管理から、様々なサポートが充実した勤怠管理まで、各事業所に合わせて利用できる勤怠管理システムが豊富に存在しています。
ぜひ事業所の業務形態に合った勤怠管理システムを導入し、円滑な業務管理を実現してみてはいかがでしょうか。
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